Comment choisir un logiciel de signature électronique ?

Avec l’avancée des technologies dans l’univers du digital, de nombreuses entreprises ont choisi de modifier radicalement leur méthode de travail. Elles adoptent désormais des solutions numériques innovantes afin de travailler au sein d’un environnement sans papier. Il y a quelques années encore, l’application d’une telle devise posait certaines problématiques. C’était le cas par exemple lorsqu’il fallait envoyer un document signé aux collaborateurs. Mais les concepteurs de logiciels ont trouvé une solution : la signature électronique. Si vous souhaitez utiliser cette technologie au sein de votre société, vous devez prendre en compte quelques critères de choix essentiels.

Signature électronique : définition et principe

Une signature électronique est un processus basé sur la cryptologie asymétrique. En termes simples, il s’agit d’un système de chiffrement ayant pour but d’assurer la confidentialité.

Ce principe fait intervenir deux clés. La première dite « publique » permet à l’expéditeur de « chiffrer » son message. La deuxième dite « privée » permet au destinataire de faire un décodage. Toutefois, le plus important dans ce processus est la garantie de l’intégrité du document et l’authentification de l’auteur, comme pour le cas d’une signature classique. Pour en savoir plus sur le logiciel de signature électronique, rendez-vous sur le site Yousign.

Signature électronique : privilégier le côté pratique

Un logiciel de signature électronique efficace doit couvrir un domaine d’utilisation et des fonctionnalités suffisamment larges.  Ainsi, la solution à privilégier sera avant tout celle qui permet d’apposer plusieurs signatures sur un ensemble de documents (devis, mandats, contrats…). Ensuite, l’outil devra permettre de vérifier l’identité du signataire, soit par sms, soit par authentification d’une pièce d’identité. Il est primordial que les documents et les informations concernant les signataires soient horodatés et scellés. En outre, l’ergonomie et la simplicité d’utilisation sur diverses plateformes (autres logiciels, sites web, applications) sont des points essentiels.

Utilisation du logiciel dans la pratique

Dans le cadre d’une utilisation en milieu professionnel, un bon logiciel de signature électronique dispose de fonctions permettant de suivre la situation d’avancement des procédures de signature électronique en temps réel. Les outils plus performants offrent la possibilité de définir les processus d’une signature et l’ordonnancement y afférent. Ils sont aussi capables de faire des alertes automatiques à l’attention des signataires lors d’une procédure en attente, ou encore de créer des utilisateurs à partir d’un même compte. Enfin, le choix d’un logiciel doit prendre en compte le gain de temps qu’il offre et les économies qu’il apporte sur le long terme.

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