La
signature électronique Word est une signature ayant la même valeur que celle manuscrite. De nos jours, il existe des logiciels faciles à utiliser pour signer les documents Word. Il faut cependant noter que ce n’est pas une signature manuscrite scanné, mais qu'il s’agit d’une méthode où le signataire appose son accord sur un document électronique. Ce procédé est déjà adopté par un grand nombre d'entreprises pour plusieurs raisons, notamment sa facilité d’utilisation. En effet, pour le réaliser, il suffit juste d'utiliser un appareil électronique comme l’ordinateur, le Smartphone, la tablette, etc.
Quand utiliser une signature électronique ?
La signature électronique est aujourd'hui de plus en plus fréquente. Elle peut être apposée pour la validation des paiements, les contrats de travail, les contrats de locations, les contrats de vente et même dans les bons de livraison.
Pour accéder aux divers services proposés, l'utilisateur doit s'enregistrer auprès du site, pour que les documents à signer lui soient envoyés par courrier électronique. C'est par exemple dans ce cas de figure que la
signature électronique Word est utilisée.
Les avantages d’utiliser la signature électronique
Voici quelques avantages de la
signature électronique Word :
- D’abord, elle est facile à utiliser, étant donné qu'il ne suffit d'un clic ou bien un traçage du document avec le doigt pour signer.
- Contrairement à la signature manuscrite, une signature électronique réduit le coût d’impression, et ne nécessite aucun déplacement. Elle réduit et accélère donc les formalités et les procédures de validation de documents ou de contrats.
- Elle n’a pas de codage et peut être fournie par diverses sociétés.
- Comme les documents sont au format numérique, il n’est pas nécessaire de l’imprimer, d'où l'économie en papier.
- La signature électronique peut se faire n'importe où, même avec les supports numériques les plus basiques.
Comment fonctionne la signature électronique ?
La signature se fait 100 % en ligne, et vous n’avez besoin ni d’une clé USB, ni d’un logiciel. De même, elle peut se faire même si vous êtes présent physiquement. Cependant, si vous ne maîtrisez pas la manipulation des matériels électroniques, vous pouvez toujours demander des documents sous formats papiers.
De son côté, la personne qui reçoit les documents signés n’a qu’à attendre un code sur son téléphone, pour confirmer la validation du document signé. Il n’a pas non plus besoin de se déplacer, mais seulement d’une souscription en ligne. Ainsi, la
signature électronique Word est une manière efficace pour lutter contre les différents types de fraudes, susceptibles de se produire.